A-t-on encore besoin de l’intranet à l’heure de l’IA ?

Introduction

L’intranet va-t-il disparaître avec l’arrivée de l’intelligence artificielle ?

Alors que certains responsables informatiques annoncent la mort de l’intranet, d’autres commencent à imaginer l’intranet de demain : une page minimaliste composée d’un simple champ de saisie et d’une intelligence artificielle capable de répondre à tous les cas d’usage couverts par un intranet traditionnel.

Cette vision est-elle crédible ? Est-elle réaliste ou résulte-t-elle de l’emballement médiatique provoqué par l’arrivée de l’intelligence artificielle dans notre quotidien ?

Les experts Kwanzeo vous présentent les caractéristiques de l’intranet moderne et partagent leurs retours d’expérience afin de vous aider à vous forger votre propre opinion.

Vous êtes responsable de l’intranet de votre entreprise ou d’un projet visant à en créer un au sein de votre organisation ? Cet article est fait pour vous.

L’intelligence artificielle sur le chemin de l’intranet

Depuis l’essor des assistants conversationnels, une tentation se répand : remplacer l’intranet par une expérience entièrement conversationnelle.

L’idée est séduisante : poser une question et obtenir immédiatement une réponse. Mais cette vision ne tient pas suffisamment compte de la nature des besoins en entreprise : donner un cap commun, diffuser des messages sélectionnés avec soin et porter une ligne éditoriale capable de transmettre la stratégie de l’organisation.

Selon nous, l’intranet ne peut pas se résumer à un échange de questions et de réponses, pour trois raisons principales.

1. L’intranet reflète l’organisation de l’entreprise.

   Dans la majorité des cas, il représente ses directions, ses pays et ses enjeux métiers. Pendant les phases de conception, chaque service souhaite disposer de son propre espace afin de présenter sa mission, ses outils et ses documents essentiels.

   L’intranet devient ainsi progressivement une plateforme de services et d’information. Chez l’un de nos clients, le département chargé de l’innovation et de l’intelligence artificielle avait lui-même demandé une page dédiée à son activité dans l’intranet.

2. Nous ne trouvons généralement que ce que nous cherchons.

   Comment une direction de la Communication peut-elle garantir que les informations essentielles et stratégiques seront consultées sans mise en avant, notification ou orchestration éditoriale des publications ?

3. Une question produit une réponse, mais rien de plus.

   Encore faut-il que la question soit correctement formulée et que la réponse fournisse la précision et l’exhaustivité attendues.

   Une question imprécise peut conduire à une réponse insatisfaisante. Cette expérience digitale ne laisse alors aucune alternative à l’utilisateur et lui permet difficilement d’évaluer la pertinence des informations sélectionnées par l’algorithme.

La structure classique d’un intranet peut parfois sembler dépassée, mais elle répond toujours à des besoins concrets et réfléchis.

Il reste possible de proposer des approches davantage centrées sur les utilisateurs. Toutefois, le remplacement complet de l’intranet par un simple champ conversationnel nous paraît aujourd’hui très peu réaliste.

Quelle place pour l’intelligence artificielle dans les intranets ?

L’intranet est un produit pluridisciplinaire capable de répondre à des besoins de communication interne, de collaboration et de productivité. Ces différentes dimensions seront toutes transformées par l’arrivée de l’intelligence artificielle.

• Une FAQ peut devenir un agent conversationnel.
• Une gestion électronique de documents peut être interrogée en langage naturel.
• Un réseau social interne peut proposer une sélection personnalisée de contenus.
• La rédaction et la mise en forme des articles peuvent être assistées par l’intelligence artificielle.
• Les documents essentiels peuvent être automatiquement suggérés aux utilisateurs.

L’intelligence artificielle peut considérablement renforcer les capacités de l’intranet et augmenter sa valeur pour les collaborateurs. Ce potentiel doit être exploité, sans faire de l’IA le sujet central du projet. Elle reste un moyen au service des usages et non une finalité.

Les experts Kwanzeo rappellent toutefois une précaution essentielle. Il est aujourd’hui possible de connecter une intelligence artificielle à une base de contenus clairement délimitée et fiable, par exemple grâce à une approche RAG appliquée à une base documentaire métier ou RH.

En revanche, il est difficile de garantir des réponses fiables lorsque les contenus disponibles sont mal organisés, obsolètes ou contradictoires.

Si l’intelligence artificielle exploite des données anciennes au milieu de contenus correctement actualisés, la confiance dans l’intranet peut rapidement disparaître.

La préparation, la gouvernance et la mise à jour des contenus deviennent donc des conditions essentielles à la réussite du projet.

L’intranet aura-t-il encore sa place dans les entreprises ?

Pour répondre à cette question, il faut regarder en arrière. Depuis plus de vingt ans, l’intranet occupe une place importante dans les moyennes et grandes entreprises, car il répond à un besoin de fédération, de communication et de partage de l’information.

Ces intranets étaient pourtant souvent coûteux, limités en fonctionnalités et parfois peu consultés. Ils ont néanmoins trouvé leur utilité. Dans le cas contraire, ils auraient déjà disparu et cette réflexion n’aurait plus lieu d’être.

Ces dernières années, les intranets de nouvelle génération sont devenus plus riches, plus évolutifs et plus accessibles. Ils sont capables de créer davantage d’impact et d’efficacité collective.

Les solutions développées entièrement sur mesure ont progressivement laissé place à des plateformes SaaS complètes, fiables et régulièrement enrichies.

La question est donc simple : maintenant que l’intranet atteint un niveau de maturité technologique élevé, pourquoi serait-il davantage menacé qu’auparavant ?

L’intelligence artificielle constitue une fonctionnalité majeure qui participe à l’évolution des intranets modernes. Sa puissance et son rayonnement la distinguent toutefois des fonctionnalités historiques.

L’intelligence artificielle est un formidable accélérateur au service de l’intranet, comparable à un turbo ajouté au moteur. Mais elle ne remplace ni la carrosserie, ni le moteur, ni le véhicule dans son ensemble.

Conclusion

L’intranet peut être comparé à un porte-avions. Il évolue dans l’espace et dans le temps pour diffuser une représentation de l’entreprise partout dans le monde.

Il embarque de multiples capacités pour informer, partager, collaborer et donner accès aux services essentiels de l’organisation. Il constitue un espace utile, capable de toucher toutes les populations, y compris les collaborateurs sur le terrain, afin de les fédérer et de renforcer leur autonomie.

L’intelligence artificielle transformera de nombreuses dimensions de l’intranet : rédaction des articles, recherche dans les bases de connaissances, interrogation d’outils tiers, personnalisation et automatisation.

Les premiers bénéficiaires de ces évolutions seront les utilisateurs de l’intranet.

Chez Kwanzeo, nous pensons que l’intranet n’est pas mort : vive les super intranets à l’ère de l’intelligence artificielle.

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