L'un des avantages indéniables de Microsoft Power BI par rapport à d'autres outils analytiques (comme Excel par exemple) est le côté partage et collaboration.
En effet, il n'est plus nécessaire de partager tout le fichier d'analyse par mail, réseau, ou autres avec les risques de sécurité et de confidentialité qui en découlent.
Le partage dans Power BI commence via l'action Publish - Share qui permet de déployer son jeu de données et son rapport multi-pages sur l'un des espaces de travail auquel a accès le créateur du rapport.
Mais qu'est-ce qu'un "espace de travail" sur Power BI ?
Un
espace de travail (ou Workspace pour les anglophiles) est un emplacement sur
Power BI Service qui accueillera tous vos
artéfacts Power BI (Tableau de bord/Dashboard, Rapport, Classeur Excel/Workbook, Jeu de données/Dataset et Flux de données/Dataflow).
A l'image d'un dossier sur votre réseau interne (
OneDrive, Explorateur Windows, etc.), il vous sera, par la suite, possible de le personnaliser, d'en suivre l'usage ou encore de gérer de manière assez fine les accès qui s'y font via un simple compte ou un groupe d'utilisateurs
Microsoft 365.
Il est à noter qu'il existe une version "bac à sable" de l'espace de travail qui s'appelle
"Mon espace de travail". Celle-ci reste pratique pour tester vos rendus dans un cadre privé, le partage et la collaboration sur cet espace étant, en toute logique, impossible.
Combien d'espaces de travail faudrait-il prévoir sous Power BI Service ?
Il s'agit là d'une question récurrente (et légitime) qui se pose à chaque
projet Power BI.
La réponse va varier d'un contexte à un autre car il n'y a malheureusement pas de solution
magique qui répond à tous les besoins et toutes les exigences opérationnelles.
Pour s'y retrouver, il faudrait prendre en considération les éléments suivants :
- Power BI est un contexte technique qui nécessitera donc, à minima, trois environnements de travail (Développement, Intégration (Pré-production), Production) afin de garantir des tests techniques et fonctionnels efficients.
Pour reproduire ce scénario, il y a deux possibilités :
1/ Respecter une convention de nommage (Préfixer les artefacts par le libellé de l'environnement [DEV], [INT], [PRD]) ou de tag ce qui limitera le nombre de workspaces à générer in-fine mais aboutira à un espace de travail bien garni et surtout tributaire d'un respect strict de la convention de nommage actée en interne.
Les utilisateurs (créateurs et consommateurs) doivent, de plus, faire preuve de rigueur afin de bien cliquer sur le bon artefact lors de la consultation ou l'édition. Cette possibilité se prête bien à un contexte interne avec peu de rapports, peu d'utilisateurs ou peu de contraintes de confidentialité.
2/ Créer un réplica de workspace par environnement ce qui triplera le nombre de workspaces mais permettra de bien isoler les travaux de chacun et surtout de décorréler les rapports de production de ceux encore en développement ou en test.
Cette possibilité se prête un contexte collaboratif interne ou externe avec une visibilité claire sur le nombre d'utilisateurs et leurs contraintes fonctionnelles et de confidentialité.
Power BI Service propose, pour répondre « proprement » à ce use case, de passer par les Deployment pipelines (cf. lien démo) qui facilitent cette relation Workspace / Environnement et surtout le déploiement des artefacts entre les environnements.
Les pipelines de déploiement représentent le premier pas de Power BI dans la vie ALM (ou Application Lifecycle Management) mais cette fonctionnalité reste louable et assez pratique.
- Power BI est un contexte opérationnel dans lequel il convient de ne pas mélanger les rapports RH avec ceux de la finance, du marketing, de production etc. Il est recommandé, dans ce cas, de créer un espace de travail par domaine fonctionnel. Les accès au workspace seront limités au groupe d'utilisateurs concerné ce qui garantit la confidentialité et la juste séparation des artefacts.
Nota Bene :
Attention à bien gérer et suivre la création des espaces de travail car il est, par défaut, possible à tout détenteur d'une
licence Power BI PRO de créer un espace de travail.
Sans monitoring derrière, le risque de silotage et de non-respect des conventions internes est bien présent.
Pour éviter cette prise de risque inutile, il convient de limiter la création des espaces de travail au seul groupe de
sécurité regroupant les administrateurs de Power BI.
Pour cela, il faudrait se rendre dans le
Portail d'administration de Power BI puis de chercher l'option
"Créer des espaces de travail (nouvelle expérience d´espace de travail)" sous
"Paramètres de locataire (ou Tenant settings)".
Il ne reste plus qu'à limiter la création des workspaces au fameux
groupe de sécurité.
