Présentation de la MAF

1) Pouvez-vous nous présenter brièvement votre entreprise et son activité ?

La Mutuelle des Architectes Français (MAF) est une mutuelle d’assurance spécialisée dans l’accompagnement des architectes tout au long de leur vie professionnelle. Elle assure plus de 80 % des architectes inscrits à l’Ordre des architectes en France, mais aussi des architectes d’intérieur et d’autres professionnels exerçant des métiers proches de l’architecture.

2) Quel est le rôle de la DOSI et quel est votre rôle ?

La DOSI, Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Information, joue un rôle central dans l’évolution et la transformation des projets, ainsi que dans la gestion des systèmes d’information.

Leila Cazali est cheffe de projet transverse au sein de la Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Information. Son rôle consiste à piloter différents projets, notamment des projets informatiques, des refontes d’outils de gestion et des projets d’évolution. Elle accorde une attention particulière à l’accompagnement au changement afin de favoriser l’adoption des nouveaux outils et des nouvelles pratiques par les utilisateurs.

Contexte et objectifs

1) Quel était le contexte avant ce projet ?

Avant ce projet, la MAF utilisait SharePoint On-Premises pour la gestion de ses documents et de son intranet. Cependant, ce système était devenu obsolète et ne répondait plus aux besoins actuels de l’entreprise.

La migration vers SharePoint Online était envisagée depuis longtemps, mais n’avait jamais été priorisée en raison d’autres projets plus urgents. Le lancement du projet de refonte de l’intranet a finalement rendu cette migration indispensable afin d’intégrer un moteur de recherche performant, connecté à l’espace documentaire.

2) Quels étaient les principaux objectifs du projet ?

SharePoint joue un rôle central au sein de la MAF. Jusqu’à présent, il intégrait à la fois l’espace documentaire et l’intranet de l’entreprise. Après la migration vers SharePoint Online, il continue principalement à être utilisé comme espace documentaire, en facilitant la coédition et l’harmonisation des pratiques documentaires.

Pour la DOSI, SharePoint reste également un outil important, notamment pour les développements web et certaines applications avancées.

Les objectifs principaux étaient de moderniser l’espace documentaire, d’améliorer la recherche et l’utilisation des documents, de permettre la coédition et d’homogénéiser les pratiques documentaires au sein de l’entreprise.

Défis et enjeux du projet

1) Quels étaient les principaux défis rencontrés sur ce projet ?

Les principaux défis concernaient la disponibilité des équipes, l’implication de l’ensemble des directions et la nécessité de faire évoluer les pratiques documentaires. La migration devait également être réalisée rapidement, alors que sa charge de travail et son coût n’avaient pas été anticipés.

2) Quelles contraintes particulières avez-vous dû prendre en compte ?

Le projet comportait des contraintes organisationnelles liées à l’implication de toutes les directions, des contraintes techniques liées à la migration des documents et des enjeux d’adoption concernant les nouvelles pratiques documentaires.

3) Comment avez-vous géré la migration manuelle des documents ?

La migration manuelle a été organisée en plusieurs étapes, avec un accompagnement personnalisé pour chaque direction, notamment pour le tri, le classement et la réorganisation des documents.

Le nettoyage des données est une étape essentielle lors d’une migration. Il permet de trier et de classer les documents, tout en supprimant les données obsolètes ou inutiles. Cette démarche garantit une migration ordonnée et des espaces documentaires correctement structurés. Sans cette étape, les bénéfices de la migration risquent de ne pas être pleinement exploités.

Highpoh a également joué un rôle déterminant dans l’accompagnement de cette phase.

Qualités de l’intégrateur et facteurs clés de réussite

1) Pourquoi avez-vous choisi Highpoh pour vous accompagner ?

Le choix de Highpoh a été influencé par une rencontre au salon du Digital Workplace, où son discours et ses valeurs autour de la responsabilité sociétale des entreprises et du numérique responsable ont fortement résonné.

Bien que l’entreprise n’ait pas remporté l’appel d’offres initial pour l’intranet, son expertise et son approche avaient laissé une impression positive. Lorsque le besoin de migrer vers SharePoint Online est apparu, il est devenu évident de faire appel à elle. Sa compréhension du besoin, la qualité de son accompagnement et son devoir de conseil ont été déterminants.

2) Quelles qualités ont le plus contribué à la réussite du projet ?

Les principales qualités de Highpoh ont été sa compréhension rapide des besoins, son accompagnement constant et la pertinence de ses conseils. Son expertise et sa disponibilité ont été essentielles à la réussite du projet.

3) Comment s’est déroulée la collaboration entre les équipes ?

La collaboration a été fluide et efficace, avec une bonne compréhension des besoins et des réponses rapides aux différentes questions. L’expertise de Highpoh a été particulièrement appréciée.

Bénéfices et résultats

1) Quels bénéfices constatez-vous depuis la mise en place des nouveaux espaces SharePoint Online ?

Les principaux bénéfices sont une meilleure organisation des documents, la possibilité de travailler en coédition et une harmonisation des pratiques documentaires. Le projet est encore dans sa phase initiale et une partie importante des utilisateurs doit encore être accompagnée.

2) Avec du recul, quels éléments du projet considérez-vous comme les plus réussis ?

Les éléments les plus réussis sont la mise en place de règles claires de gestion documentaire et l’accompagnement au changement. Ces actions ont permis une adoption progressive et efficace des nouvelles pratiques.

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