Power BI : composants, concepts et licences

En résumé : Microsoft Power BI est l'outil décisionnel de Microsoft pour la visualisation interactive des données. C'est un ensemble de services logiciels, d'applications et de connecteurs qui transforme les données en informations visuelles et interactives. Il s'articule autour de quatre composants (Desktop, Service, Mobile, Report Server), de cinq blocs de construction rangés dans des espaces de travail, et de deux logiques de licence : par utilisateur ou par capacité.

Ce guide date de 2022 (publié en mars 2022) : les noms de licences, de capacités et de services cités sont ceux de cette époque et ont pu évoluer depuis.

Sommaire

• Qu'est-ce que Microsoft Power BI ?
• Quels sont les composants de Power BI ?
• Quels sont les concepts de Power BI ?
• Comment se déroule un projet Power BI ?
• Comment collaborer dans Power BI ?
• Comment fonctionne la sécurité dans Power BI ?
• Quelle licence Power BI choisir ?
• Quels sont les points forts de Power BI ?

Qu'est-ce que Microsoft Power BI ?

Microsoft Power BI est un outil décisionnel développé par Microsoft pour la visualisation interactive des données. C'est un ensemble de services logiciels, d'applications et de connecteurs qui permet de transformer les données en informations visuelles pertinentes et interactives.

La vidéo ci-dessous (2022), présentée par Kmar, consultante Data Intelligence Kwanzeo, en fait le tour en vingt minutes, démonstration comprise.

Quels sont les composants de Power BI ?

Power BI repose sur quatre composants principaux :

• Power BI Desktop, une application de bureau gratuite à télécharger depuis le portail Microsoft. Elle collecte les données de multiples sources grâce à ses connecteurs natifs (applications comme SAP ou Salesforce, réseaux sociaux, bases de données comme Oracle ou SQL Server) et permet de créer les rapports interactifs.
• Power BI Service, un service SaaS (software as a service) hébergé par Microsoft. Il permet de créer et de consulter rapports et tableaux de bord publiés, de partager le contenu avec les utilisateurs finaux via des espaces de travail (workspaces), de distribuer rapports et tableaux de bord sous forme d'applications, de partager les jeux de données et de gérer la sécurité.
• Power BI Mobile, l'application mobile pour consulter rapports et tableaux de bord sur smartphone ou tablette.
• Power BI Report Server, un serveur local : les rapports sont distribués derrière le pare-feu de l'organisation et non dans le cloud, avec une migration possible vers le cloud par la suite. Cette version intéresse les entreprises réticentes au cloud ou qui ont un fort historique de rapports paginés (SSRS). Ses mises à jour sont moins fréquentes que celles du service cloud.

Power BI Desktop ou Power BI Service : qui fait quoi ?

Un fichier Power BI Desktop (.pbix) contient une version des données importées et les chaînes de connexion aux sources. Le partager sur le réseau de l'entreprise est techniquement possible, mais ce n'est pas une bonne pratique : pas de gestion de versions, et des données exposées.

Quels sont les concepts de Power BI ?

Power BI s'appuie sur cinq blocs de construction :

• le jeu de données : la collection de données à laquelle on se connecte pour créer rapports et tableaux de bord (fichier Excel, base de données, rapport Salesforce…), souvent la combinaison de plusieurs sources ;
• la visualisation : un graphique qui facilite l'interprétation de la donnée (nuages de points, graphiques à barres, histogrammes…) ;
• le rapport : une ou plusieurs pages de visuels interactifs, de textes et de graphiques, fondées sur un seul jeu de données ;
• le tableau de bord : un canevas unique présentant une vue graphique personnalisée d'une partie d'un ou de plusieurs jeux de données ;
• l'application : une collection de tableaux de bord et de rapports réunis dans un seul package, point d'entrée unique pour les utilisateurs.

Ces blocs sont rangés dans un espace de travail (workspace), lui-même créé sur une capacité.

• La capacité est l'ensemble des ressources (stockage, processeur, mémoire) utilisées pour héberger et distribuer le contenu. Elle peut être partagée avec d'autres clients Microsoft, avec des restrictions pour garantir un usage équitable (taille maximale du modèle de données, nombre d'actualisations par jour), ou réservée à un seul client, sur abonnement.
• L'espace de travail est le conteneur des différents composants. « Mon espace de travail » accueille le contenu personnel ; les espaces de travail partagés regroupent les travaux d'une équipe ou d'un projet.

Comment se déroule un projet Power BI ?

Un workflow Power BI ordinaire compte cinq étapes :

1. Collecter les données : se connecter aux sources, importer les données, les transformer et les nettoyer pour les rendre exploitables.
2. Modéliser : créer les relations entre les tables, ajouter des indicateurs et des calculs.
3. Restituer : créer les rapports.
4. Publier le contenu créé dans Power BI Desktop vers Power BI Service, où l'on partage les rapports, crée les tableaux de bord et gère les autorisations.
5. Consulter le contenu dans un navigateur web ou dans l'application mobile.

Les trois premières étapes se font dans Power BI Desktop, avec Power Query, l'outil de transformation de données intégré, et DAX (Data Analysis Expressions), le langage qui permet d'ajouter des indicateurs et d'effectuer des calculs. Exemple concret : la fonction DAX NETWORKDAYS.

Comment collaborer dans Power BI ?

• Dans un espace de travail : l'organisation crée un workspace par projet ou par structure ; ses membres en sont copropriétaires, et des rôles fixent les droits de chacun (administrateur, membre, contributeur, lecteur).
• Dans Microsoft Teams : un bouton « Discuter dans Teams » ajoute un onglet dans le canal.
• En partageant rapports et tableaux de bord dans Power BI Service (selon les licences et la capacité de l'espace de travail), une application (point d'entrée unique), ou un jeu de données que d'autres réutilisent pour leurs propres rapports.
• Depuis l'application mobile, en annotant un visuel pour partager une capture de la donnée à un instant donné.
• En intégrant les rapports dans des portails sécurisés (SharePoint par exemple) ou des sites web.

Comment fonctionne la sécurité dans Power BI ?

Le mécanisme de sécurité de Power BI repose sur la sécurité au niveau des lignes (Row Level Security, RLS). Elle se définit dans Power BI Desktop : on restreint l'accès aux données par des filtres appliqués à des rôles. Lorsque le jeu de données est en connexion directe (Live Connection), par exemple sur un cube Analysis Services, c'est la politique de sécurité de la source qui s'applique.

Quelle licence Power BI choisir ?

Les principes ci-dessous restent utiles ; les noms de licences et de capacités cités sont ceux de 2022.

Commencez par identifier deux populations d'utilisateurs :

1. les développeurs, qui conçoivent modèles, rapports et tableaux de bord (un certain bagage technique est recommandé) ;
2. les consommateurs, qui consultent ces rendus, naviguent dans les données et filtrent pour prendre une décision ou faire remonter l'information.

Puis choisissez entre deux modes de licence :

1. par utilisateur : chaque personne reçoit une licence, et le contenu est publié sur une capacité partagée gérée par Microsoft ;
2. par capacité : l'organisation dispose d'une capacité dédiée, avec un forfait ; seuls les créateurs de contenu ont alors besoin d'une licence individuelle, et le contenu publié sur la capacité peut être distribué à des utilisateurs sans licence payante.

Le raisonnement par capacité devient intéressant quand le nombre de consommateurs de rapports est élevé ou que les volumes de données sont importants.

Le modèle de 2022, pour mémoire : les licences par utilisateur s'appelaient Free (publication limitée à l'espace personnel), Pro (publication et partage dans les espaces de travail) et Premium Per User (compromis entre Pro et capacité Premium) ; les capacités se déclinaient en trois familles de références (A, EM et P), de la plus souple à la plus complète. La licence s'achetait et s'attribuait depuis le portail d'administration de Microsoft 365.

Comment dimensionner une capacité ? Comme pour toute migration vers le cloud, mettez d'abord en place un Proof of Concept (POC) pour valider ou réajuster la capacité. Elle dépend du nombre de rapports, de leur complexité (nombre de visuels, d'indicateurs…) et du nombre d'utilisateurs. Partez du niveau adéquat le plus bas et passez au suivant si besoin.

Quels sont les points forts de Power BI ?

Power BI est une plateforme complète pour intégrer et modéliser les données, les analyser en temps réel et personnaliser leur présentation, avec :

• de nombreux connecteurs (plus d'une centaine de sources, sur site et cloud) ;
• des visuels dynamiques ;
• des capacités de calcul importantes et rapides ;
• de nouvelles fonctionnalités chaque mois.

Il facilite le partage et la collaboration. Les équipes y gagnent en efficacité : présentation personnalisée, bonnes informations au bon moment pour agir vite, temps recentré sur les tâches à valeur ajoutée et communication simplifiée entre équipes.

Un projet Power BI ?

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