Kwanzeo
Notre méthode de gestion de projet
Réussir un projet data ne se limite pas au choix de la bonne solution technique. Les chefs et directeurs de projet de Kwanzeo, spécialistes des solutions qu'ils déploient, combinent un pilotage global rigoureux et l'agilité en réalisation, avec trois maîtres mots : anticipation, transparence et communication.
Des responsables de projet spécialistes de vos solutions
La gestion de projet est essentielle à la réussite d'un projet. Intégrer de l'agilité dans la phase de réalisation est fortement conseillé, mais un pilotage global classique reste nécessaire, et il est en vigueur chez nos clients.
Chez Kwanzeo, nous nous appuyons sur des responsables de projet (chefs de projet et directeurs de projet) formés, expérimentés et spécialisés dans les solutions que nous mettons en place : Data Platform, Master Data Management, gouvernance des données et Data Catalog. Ils ont tous la connaissance technique des outils déployés et ont développé sur ces solutions. Ils connaissent donc, en plus des pratiques de gestion de projet, les risques propres à chaque type de projet et les bonnes pratiques qui en assurent la réussite.
Leur gestion de projet couvre six facettes :
Suivi des charges, du planning et du budget
Kwanzeo peut s'engager selon deux modes : assistance technique ou forfait.
L'engagement au forfait nécessite une vision claire et détaillée du périmètre. Nous pouvons nous engager au forfait sur un cadrage, en nous appuyant sur notre expérience du type de projet. En revanche, un forfait de réalisation suppose d'avoir réalisé le cadrage en amont.
Pendant l'avant-vente, nous évaluons les charges et en déduisons une estimation du planning et du budget. Ces éléments servent de base au suivi et peuvent évoluer en cours de projet.
Le chef de projet réévalue ensuite les charges, le budget et le planning, notamment après le cadrage, ou si le périmètre évolue pendant la réalisation. Il raisonne sur le triptyque délai, périmètre fonctionnel, ressources : il identifie avec vous l'élément fixe, celui que vous souhaitez maintenir, et en déduit la variation des deux autres, en tenant compte des contraintes (on ne peut pas augmenter les ressources à l'infini, par exemple).
Les charges et le budget sont suivis et présentés en comité projet et en comité de pilotage.
Gestion des risques
La gestion des risques sécurise le projet et contribue à sa réussite. Pour anticiper, il faut aussi connaître dès le départ les facteurs de succès.
Ce processus doit impliquer toutes les parties prenantes du projet. Il est itératif, car de nouveaux risques peuvent apparaître en cours de projet.
Identifier
Les risques sont identifiés en amont du projet, à son initialisation, puis tout au long du projet : tout ce qui peut avoir un impact sur le planning, le coût, le périmètre ou la viabilité globale du projet.
On étudie d'abord le contexte pour établir la tolérance au risque du projet. Elle peut dépendre de contraintes réglementaires comme le RGPD : un risque lié au RGPD doit être suivi de près, car ses implications financières ne sont pas neutres.
On identifie ensuite les risques, récurrents (le manque de disponibilité des parties prenantes, par exemple) ou propres au projet. Chaque risque est catégorisé (organisationnel, humain, fonctionnel, technique, juridique) et décrit : description, causes, impacts sur le projet.
Évaluer
Pour chaque risque identifié, on définit :
- sa probabilité d'occurrence ;
- sa gravité s'il se réalisait ; ces deux éléments donnent sa criticité ;
- une estimation de sa date de survenue.
Cette évaluation permet de hiérarchiser les risques et, selon la tolérance au risque, de choisir ceux à suivre et à traiter et ceux qui demandent un suivi moins strict. La représentation la plus courante est une matrice des risques, qui facilite la communication.
Contrôler
Les risques sont suivis en comité, en priorité les plus critiques et ceux dont la date de survenue est la plus proche. Pour chacun, on définit une ou plusieurs actions pour le supprimer, réduire sa probabilité ou minimiser son impact.
L'ensemble des risques est suivi en comité projet ; seuls les plus critiques remontent en comité de pilotage. À chaque comité, on réévalue probabilités et gravités, on identifie les nouveaux risques et on clôture ceux qui ne se présentent plus.
Capitaliser
La dernière étape consiste à recenser les risques rencontrés pour en tirer parti sur les projets suivants. Grâce aux nombreux projets réalisés par ses équipes, Kwanzeo a constitué une liste des risques rencontrés, de leur gestion possible et de leurs corollaires : les facteurs de réussite de chaque type de projet.
Nous partageons régulièrement ces critères de réussite, par exemple dans notre guide Réussir son projet MDM, tiré de nos webinaires.
Organisation des instances de pilotage
La communication autour du projet repose en général sur deux instances : le comité projet, instance opérationnelle, et le comité de pilotage, instance de décision. Elles tiennent informés le sponsor et les parties prenantes qui ne sont pas impliqués au quotidien. Des comités exceptionnels peuvent être organisés entre deux échéances si une décision urgente le nécessite.
Nos responsables de projet organisent et animent ces instances, et en préparent les supports et les comptes rendus. On y traite l'avancement, le planning, les risques, le suivi du budget et les éventuels points contractuels, les actions et les décisions.
Les instances et leurs participants sont définis lors du lancement (kick-off) du projet.
Gestion de la qualité
Les équipes de Kwanzeo s'engagent sur une prestation de qualité : répondre à vos besoins, vérifier que la solution est conforme à vos exigences et s'assurer que le résultat sera facile à maintenir. Pour y parvenir, nos responsables anticipent et mettent en place des actions d'amélioration continue.
Organiser la qualité
La qualité s'organise dès l'initialisation du projet, à partir de la proposition commerciale lorsqu'elle existe. On définit les rôles, les responsabilités et les règles de fonctionnement : qualité des livrables documentaires et techniques, mesure de la qualité, moyens d'amélioration.
Les rôles et responsabilités sont formalisés dans une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), qui indique pour chaque tâche et chaque livrable le rôle de chaque acteur du projet, côté client comme côté Kwanzeo.
Qualité des livrables
- Livrables documentaires : Kwanzeo met à disposition de ses équipes des modèles de documents (document de cadrage, support de comité, liste d'actions, liste de risques…). Des relectures croisées garantissent que chaque livrable est vérifié avant d'être transmis au client.
- Livrables techniques : à défaut de normes fournies par le client, Kwanzeo propose ses normes de développement. Dans tous les cas, les normes retenues et les bonnes pratiques sont appliquées. Des audits internes de code peuvent en vérifier le respect. Des tests unitaires puis une recette interne précèdent toute livraison, pour s'assurer de la conformité aux exigences.
Mesurer et améliorer
Une revue de satisfaction client a lieu en comité de pilotage : maîtrise du planning, qualité des livrables, niveau des intervenants Kwanzeo. Ce partage transparent permet de réagir vite et d'ajuster ce qui peut l'être.
Le mode agile contribue aussi à la qualité, car il repose sur l'anticipation et l'amélioration continue :
- la démonstration permet d'évaluer régulièrement ce qui est livré et de corriger sans attendre la recette finale ;
- la rétrospective, en fin d'itération, fait le point sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui doit être amélioré ; les actions décidées sont suivies lors des rétrospectives suivantes.
Gestion de l'équipe
Le responsable de projet Kwanzeo gère aussi l'équipe projet ; il cumule parfois ce rôle avec celui de Scrum Master. Il s'assure de la présence des bonnes compétences, facilite le fonctionnement de l'équipe et organise une bonne communication, ascendante comme descendante.
Réunir les bonnes compétences
- Au forfait : avant le démarrage, le responsable de projet choisit les personnes qui tiendront les rôles nécessaires (business analyst, architecte, développeur…), en tenant compte des compétences, de l'expérience requise (junior ou senior) et des disponibilités au regard du planning prévisionnel. Il met cette organisation à jour en cours de projet, selon l'évolution du planning.
- En assistance technique : Kwanzeo présente des profils adaptés à vos besoins. Un entretien de qualification peut être organisé en amont pour préciser vos exigences. En cas de remplacement, un passage de connaissances est prévu avec la personne en place.
Faciliter le travail de l'équipe
Une fois l'équipe constituée, le responsable de projet prépare l'arrivée des nouveaux venus et aide à lever les points de blocage, directement ou en orientant vers un autre membre de l'équipe.
Assurer une bonne communication
Le responsable de projet fait le lien entre tous les acteurs. Il écoute l'équipe (remarques, demandes d'aide, questions, avancement) et lui transmet les informations venues du client, notamment après les comités : décisions, retours sur la qualité des livraisons. Il est transparent sur les objectifs du projet et leurs éventuelles évolutions.
Il motive aussi son équipe en créant une culture cohérente et collaborative : objectifs clairs, communication, transparence, droit à l'erreur et entraide. Chez Kwanzeo, nous attachons une grande importance à ces valeurs : chaque collaborateur peut, par exemple, solliciter toute l'équipe en cas de question technique, au-delà de son projet, grâce à un canal Teams dédié.
Lorsque des tensions apparaissent, le responsable de projet agit vite pour éviter qu'elles ne deviennent un conflit. Si un conflit survient, il le résout par l'écoute active, la médiation, la recherche de compromis et, en dernier ressort, l'arbitrage.
S'appuyer sur l'agilité
Le mode agile favorise la collaboration, la motivation et donc l'efficacité de l'équipe, en responsabilisant et en valorisant chacun. Les cérémonies (point quotidien, planification, démonstration, rétrospective) impliquent aussi le responsable du besoin côté client.
Les équipes Kwanzeo sont certifiées ou formées au framework Scrum. Selon votre maturité, nos responsables de projet adaptent le niveau d'agilité à ce que vos équipes peuvent adopter.
Gestion de la relation client
La relation client est sans doute l'aspect le plus important de la gestion de projet : elle compte pour moitié, voire davantage, dans la réussite du projet. Nos responsables de projet sont sensibilisés à trois éléments qui entretiennent la confiance :
- l'anticipation, grâce au suivi des charges et du planning, à la gestion des risques, de la qualité et de l'équipe ;
- la transparence, en mettant à votre disposition les informations du projet en temps réel, notamment la documentation et les indicateurs de pilotage suivis en comité ;
- la communication régulière de l'avancement et, le plus tôt possible, des blocages potentiels, via les instances de pilotage.
En résumé
La gestion de projet demande de l'anticipation, de la communication et de la transparence. Kwanzeo forme ses chefs de projet et ses consultants pour que ces valeurs guident leurs interventions sur vos projets. Nos responsables de projet gardent aussi à l'esprit que l'amélioration continue est le plus sûr moyen de s'adapter à chaque projet et à chaque client.
Découvrez aussi notre équipe et nos références clients.
Un projet à cadrer ?
Parlons de votre contexte, de vos contraintes et de la meilleure façon de piloter votre projet.