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Bureau Veritas : 20 000 documents migrés vers SharePoint Online

Bureau Veritas utilisait un outil de gestion documentaire propriétaire lent, mal adapté aux connexions simultanées et à la recherche. Kwanzeo a migré 51 Go et environ 20 000 documents vers SharePoint Online en quatre mois, en conservant l'arborescence existante et en formant administrateurs et contributeurs.

Parler de votre migration

Photo de Nathalie Poidevin — — Nathalie Poidevin, Responsable de la performance des processus commerciaux, Bureau Veritas

En bref


Client	Bureau Veritas (France)
Secteur	Inspection, certification et essais en laboratoire
Sujet	Migration d'un outil de gestion documentaire propriétaire vers SharePoint Online
Technologies	SharePoint Online, ShareGate
Offre Kwanzeo	Migration SharePoint Online
Volumétrie	51 Go, environ 20 000 documents
Durée	Environ 4 mois

Contexte

Bureau Veritas est un acteur mondial de l'inspection, de la certification et des essais en laboratoire. Créé en 1828, le groupe compte 84 000 collaborateurs dans 140 pays. Pour en savoir plus : www.bureauveritas.fr.

Bureau Veritas utilisait un outil de gestion documentaire propriétaire (2005-2007) qui posait des problèmes de connexion simultanée, de lenteur d'accès et de recherche inefficace.

Défi

Le projet visait à migrer les documents vers SharePoint Online pour améliorer les performances, mettre en place des workflows et tirer parti des licences Microsoft 365. Il fallait :

conserver l'arborescence existante, y compris sur ses niveaux les plus profonds ;
migrer 51 Go et environ 20 000 documents ;
respecter les exigences de sécurité et de gouvernance ;
répondre aux attentes des utilisateurs finaux et des documentalistes en matière de simplicité et de recherche.

Le prestataire initial ayant rencontré des difficultés d'adhésion, Bureau Veritas a retenu Kwanzeo pour son expertise, sa méthodologie et sa compréhension des besoins métier. L'équipe a su instaurer une relation de confiance avec les documentalistes, avec des solutions adaptées et un accompagnement bienveillant.

Les témoignages de cette page citent Highpoh, dont les équipes Digital Workplace ont rejoint Kwanzeo (voir notre histoire).

Solution

Une migration progressive, base par base, en commençant par les plus simples, avec une préparation lancée en mai 2022.
ShareGate pour transférer les documents, accompagné d'un important travail de data cleaning pour corriger titres et métadonnées.
Une expertise technique pour conserver l'arborescence et mettre en place des fonctionnalités de recherche avancée.
La formation des administrateurs et contributeurs clés, et des guides utilisateurs.

Les enseignements du projet :

un data cleaning non anticipé : un travail important de correction des titres et métadonnées ;
une arborescence complexe à conserver, notamment pour les niveaux profonds ;
les limites de l'outil de migration : caractères spéciaux, accents et longueur des titres ;
l'interfaçage avec l'API HSE : l'intégration de la base de veille réglementaire a pris plus de temps que prévu.

Résultats

51 Go et environ 20 000 documents migrés vers SharePoint Online.
Tout le groupe Bureau Veritas France utilise la solution.
Des utilisateurs finaux qui trouvent SharePoint Online plus facile à utiliser que l'ancien outil : recherche documentaire améliorée, efficacité opérationnelle et satisfaction accrues.