La nécessité de constituer un référentiel de données en utilisant une solution de master data management vient souvent du besoin de rationaliser et d´homogénéiser des données « transverses » de l'entreprise et d'améliorer ainsi la qualité des informations diffusées au sein du système d'information (précision de la donnée, fraîcheur, complétude). On souhaite d'autant plus constituer un référentiel de données (MDM) que certaines données sont utiles dans plusieurs applications du système d'information. Il faut alors avoir une vision unique de ces informations (single version of the truth) pour éviter des comportements différents des applications les utilisant et se prémunir de dysfonctionnement qui sont souvent détectés trop tardivement. C'est le rôle des solutions de master data amangement. L'entreprise améliore alors son efficacité opérationnelle ainsi que ses capacités de pilotage de son activité (précision des Dashboards, des reportings, et amélioration des résultats en terme de Machine Learning).

Les outils de MDM (Master Data Management) permettent la création et la gestion du référentiel dans un contexte sécurisé, ils simplifient les échanges synchronisés concernant ces données entre applications, processus métier et outils analytiques (BI - Business Intelligence). Ils offrent les moyens de définir des règles de gestion et disposent d'outils pour le traitement de la qualité de la donnée. L'enjeu organisationnel est majeur. Les différents services coproducteurs et utilisateurs de ces données doivent apprendre à mieux dialoguer et à s'impliquer collectivement dans un projet de gouvernance de la donnée de référence et d´amélioration de sa qualité (exemple : « Data Steward »). C'est un effet positif complémentaire de la mise en place d'un projet de Master Data Management dans l'entreprise : l'enjeu de l'amélioration continue de la qualité de la donnée est partagé par tous les acteurs et un plan d'action organisationnel est mis en place pour la bonne gestion des données.