La gestion de projet avec Kwanzeo
Chez Kwanzeo, nous nous appuyons sur des responsables de projets (chefs de projet et directeurs de projets) formés, expérimentés et spécialisés dans la gestion de projets des solutions que nous mettons en place (data platform, solution de Master Data Management, data governance, governance platform et data catalog…).
Nos responsables de projet appliquent une gestion de projets similaire mais ils connaissent, en plus, les risques spécifiques et les bonnes pratiques permettant d’assurer la réussite de leur projet. Ils ont tous, en effet, la connaissance technique des outils mis en place et ont été amené à développer sur ces solutions.
Les différentes facettes qu’ils mettent en œuvre dans leur gestion de projet sont les suivantes :
- Le suivi des charges, planning et budget
- La gestion des risques
- L’organisation et gestion des instances de pilotage
- La gestion des aspects qualité du projet
- Et bien sûr l’ensemble des aspects humains et essentiels que sont :
- La gestion de l’équipe
- La gestion de la relation client
Suivi des charges, planning et budget
Notre engagement en mode forfaitaire nécessite une vision claire et détaillée du périmètre à réaliser. Nous pouvons nous engager selon ce mode pour un cadrage de projet en se basant sur notre expérience du type de projet concerné. Par contre, un engagement en mode forfaitaire pour la réalisation d’un projet nécessitera d’avoir réalisé en amont le cadrage.
Pendant la phase d’avant-vente, les charges vont être évaluées et une estimation de planning ainsi qu’un budget vont en découler. Ce seront les éléments de base du suivi mais qui pourront évoluer en cours de projet.
Le chef de projet va ensuite réévaluer les charges, le budget qui en découle ainsi que le planning résultant, notamment après la phase de cadrage mais également si le périmètre vient à évoluer en cours de réalisation. Il tient compte pour cela du triptyque délai / périmètre fonctionnel / ressources, identifie avec le client l’élément fixe (celui qu’on souhaite maintenir à l’identique) et en déduit la variation des autres en prenant en compte les contraintes et limites (l’augmentation des ressources ne peut pas se faire à l’infini par exemple).
Le suivi des charges et du budget sera suivi et communiqué lors des comités projet et de pilotage.
Gestion des risques
Le processus de gestion des risques peut être schématisé de la façon suivante :
- Doit impliquer l’ensemble des parties prenantes du projet.
- Est itératif car de nouveaux risques peuvent arriver en cours de projet.
Identifier
L’identification des risques va être faite en amont du projet, à l’initialisation et en cours de projet.
Il va falloir identifier tout ce qui peut avoir un impact sur les objectifs du projet que ce soit en termes de planning, coût, périmètre ou sa viabilité globale.
Il convient tout d’abord d’étudier le contexte du projet. L’objectif est d’identifier la tolérance au risque du projet.
Ce niveau de tolérance peut être aussi impacté par des contraintes réglementaires comme la RGPD.
L’évaluation du niveau de tolérance va permettre de gérer différemment les risques : le risque lié à la RGPD par exemple devra être suivi de près car les implications financières ne sont pas neutres.
Il convient ensuite d’identifier les risques du projet. On se base pour ça sur des risques récurrents (manque de disponibilité des parties prenantes par exemple) ou spécifiques au projet.
On procède également à leur catégorisation :
- Organisationnel
- Humain
- Fonctionnel
- Technique
- Juridique
On définit également :
- Sa description
- Sa ou ses causes
- Ses impacts sur le projet
Evaluer
Il s’agit de reprendre la liste des risques identifiés et de définir :
- Sa probabilité d’occurrence
- Sa gravité s’il devait se réaliser
- Ces 2 éléments permettent de calculer la criticité du risque
- Une estimation de sa date de survenue
Cette évaluation va permettre de hiérarchiser les risques et en fonction également des éléments de tolérance au risque, de choisir les risques à suivre et gérer et ceux qui ne nécessitent pas de traitement ou du moins un suivi moins strict.
Une représentation graphique des risques est souvent réalisée. Elle permet une communication plus aisée. Elle est couramment sous forme de matrice des risques.
Contrôler
Les risques vont ensuite être suivis lors des comités projet ou de pilotage.Il s’agit de suivre les risques les plus critiques et ceux dont la date de survenue est la plus proche.
Pour chacun des risques, il convient de définir une ou des actions pour le supprimer, limiter la probabilité de sa survenue ou minimiser son impact.
Ces actions sont suivies lors de chaque comité, en général comité projet et comité de pilotage. Uniquement les risques les plus critiques sont suivis en comité de pilotage. L’ensemble des risques est suivi dans le comité projet. Une réévaluation des probabilités et gravités des risques ainsi que l’identification de nouveau risque ou leur clôture est également effectuée lors de ces comités.
Capitaliser
Cette dernière étape consiste à lister les risques rencontrés afin de capitaliser pour les futurs projets.
KWANZEO, grâce aux nombreux projets réalisés par ses équipes, a capitalisé sur les retours d’expériences et élaboré une liste des risques rencontrés et leur gestion possible ainsi que leurs corollaires que sont les facteurs de réussite de ce type de projet.
Si vous souhaitez en savoir plus, nous communiquons régulièrement sur les critères de réussite à travers nos webinaires comme par exemple « Comment réussir son projet MDM ». Accédez ici au Replay du webinaire : « Réussir votre projet Master Data Management » du 30 juillet 2025.
Organisation et gestion des instances de pilotage
Nos responsables projets organisent et mènent ces instances sur vos projets, en prépare les supports et compte rendus. Les grandes thématiques y sont détaillées comme l’avancement, le planning, les risques, le suivi du budget et les éventuels points contractuels, les actions et décisions.
Les instances à tenir ainsi que les participants devant y participer seront définis lors du kick off du projet, point de démarrage du projet s’il s’agit d’un nouveau projet.
Gestion des aspects qualité
Un des engagements des équipes de Kwanzeo consiste à produire une prestation de qualité. Cela implique de donner satisfaction au client en répondant à ses besoins, en vérifiant que la solution est conforme à ses exigences et en s’assurant que le résultat sera facilement maintenable.
Pour atteindre ces objectifs, les responsables Kwanzeo vont veiller à anticiper et mettre en place des actions d’amélioration continue.
En pratique, cette qualité revêt divers aspects :
- Organisation de la qualité
La qualité pour le projet va être organisée dès l’initialisation du projet et se base sur le contenu de la proposition commerciale si existante. Il s’agit de définir les rôles, responsabilités et règles de fonctionnement du projet sur les aspects qualité (qualité des livrables documentaires et techniques, mesure de la qualité et moyen d’amélioration).
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- Les rôles et responsabilités sont définis via l’établissement du RACI (Responsible Accountable Consulted Informed) qui se présente sous la forme d’une matrice listant pour chaque tâche et livrables les rôles de chacune des équipes d’acteurs du projet, aussi bien côté client que Kwanzeo.
- Les autres aspects de la qualité sont détaillés ci-après.
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- Qualité des livrables
- Livrables documentaires
- Kwanzeo met à disposition de ses équipes des modèles de document qui permettent de faciliter les interventions (document de cadrage, support de comité, liste d’action, liste de risques…)
- Des relectures croisées sont organisées afin que chaque livrable à destination du client soit vérifié avant diffusion
- Livrables techniques
- A défaut de normes émises par le client, Kwanzeo propose des normes de développement. Dans tous les cas, les normes définies sont appliquées et les bonnes pratiques mises en place assurant ainsi la réussite du projet
- Des phases d’audit interne de code peuvent être mise en place afin de vérifier le respect des normes
- Des tests unitaires sont réalisés en fin de réalisation ainsi qu’une phase de recette interne avant toute livraison au client afin de s’assurer de la conformité de la réalisation aux exigences définies.
- Livrables documentaires
- Mesure de la qualité et amélioration
- Revue de satisfaction client. Lors des comités de pilotage cette revue a pour objectif de récolter le retour client sur nos prestations concernant par exemple, la maitrise du planning, la qualité des livrables ou le niveau des intervenants Kwanzeo. Le partage en toute transparence a pour objectif de réagir au plus vite et de prendre les actions permettant d’ajuster ce qui peut être amélioré.
A noter que le choix de fonctionner en mode agile pour la réalisation du projet a également un rôle important à jouer dans l’atteinte de l’objectif de qualité car ce mode est basé sur l’anticipation et l’amélioration continue :
- La démonstration permet d’évaluer régulièrement la qualité de ce qui est livré et de réajuster en cas de problème sans attendre la phase finale de recette
- La rétrospective en fin d’itération. Dans l’optique d’amélioration continue, il s’agit de faire le point sur ce qui a bien marché lors de l’itération passée et d’améliorer les éléments qui le nécessitent via la mise en place d’action dont la réalisation sera suivie lors des rétrospectives suivantes.
Gestion de l'équipe
Le rôle du responsable projet Kwanzeo est également de gérer l’équipe projet.
Son rôle qui parfois se cumule avec celui de Scrum master, va être :
- De s’assurer de la présence des bonnes compétences pour le projet
- De faciliter le fonctionnement de l’équipe au cours du projet
- De mettre en place une bonne communication ascendante et descendante avec l’équipe.
Nous le verrons, l’application d’un mode agile va également jouer un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’équipe.
Reprenons plus en détail ces éléments.
- Organiser l’équipe
A noter que la plupart des collaborateurs de Kwanzeo sont certifiés sur les technologies qu’ils utilisent, assurant au client une expertise à la hauteur de ses besoins.
En mode forfait
La première tâche du responsable projet dans ce domaine en amont du démarrage du projet et s’il s’agit d’un mode forfait, va être de trouver les personnes avec les bonnes compétences pour remplir les rôles nécessaires au projet. Qui mettre en business analyst, en architecte, en développeur par exemple.
Il va falloir pour cela, non seulement tenir compte des compétences mais aussi de l’expérience requise (junior / senior) et de la disponibilité des personnes afin qu’elles coïncident aux tâches prévues dans le planning prévisionnel.
Bien sûr une réactualisation est également nécessaire en cours de projet afin de prévoir les entrées et sorties de personnes de l’équipe en fonction de l’évolution éventuelle du planning.
En mode assistance technique
Kwanzeo présente des profils adaptés aux besoins exprimés par le client. Un entretien de qualification peut être organisé en amont de la sélection des profils afin de détailler vos exigences.
Un passage de connaissance est prévu avec la personne en place s’il s’agit d’un remplacement.
- Faciliter le fonctionnement de l’équipe
Une fois l’équipe constituée et opérationnelle, le responsable projet a pour objectif de faciliter son fonctionnement.
Cela va constituer à préparer l’arrivée des nouveaux arrivants sur le projet et faciliter la résolution des points de blocage via une aide directe ou la redirection vers un autre membre de l’équipe par exemple.
- Assurer une bonne communication
Le responsable projet est le lien entre tous les acteurs du projet. A ce titre, il doit être à l’écoute de l’équipe pour comprendre leurs remarques, demandes d’aide, questionnement sur le projet et bien sûr connaitre leur avancement… (communication ascendante).
Il a en charge également la redescente d’information en provenance du client notamment à la suite des comités projet ou de pilotage (communication descendante). Il tient informé l’équipe des décisions et retours du client par exemple sur la qualité des livraisons. Il doit également être transparent sur les objectifs fixés pour le projet et leurs éventuelles variations dans le temps.
Le rôle du responsable projet est également de motiver son équipe. Cela passe globalement par la création d’une culture d’équipe cohérente et collaborative. Pour y parvenir, le responsable projet doit fixer des objectifs clairs, instaurer une bonne communication, de la transparence, des valeurs de collaboration, de droit à l’erreur et d’entraide entre les membres de l’équipe.
Chez Kwanzeo, nous apportons une grande importance à ces valeurs. Par exemple, chaque collaborateur peut s’appuyer sur la collaboration de l’équipe en dehors de son projet, en cas de question technique (canal Teams de partage mis en place à cet effet).
Comme dans toute équipe, des tensions entre ses membres peuvent apparaitre au cours du projet. Le responsable projet doit ainsi agir au plus vite afin qu’elles ne se transforment pas en conflit. Si un conflit survient néanmoins, il reviendra au responsable projet de le résoudre au plus vite grâce à différentes techniques comme l’écoute active, la médiation, favoriser la collaboration des personnes concernées, les aider à trouver des compromis, arbitrer en dernier ressort.
- S’appuyer sur le mode agile
Le mode agile contribue largement à assurer une bonne collaboration, motivation et par ricochet efficacité de l’équipe.
L’objectif est de faire interagir au maximum les membres de l’équipe via leur responsabilisation et valorisation. L’interaction est facilitée via la mise en place des cérémonies de point journalier, réunion planning, démonstration et rétrospective qui implique aussi le responsable du besoin client et facilite la collaboration de l’équipe.
Les équipes Kwanzeo sont certifiées et/ou formées au framework Scrum. Selon la maturité du client dans ce domaine, les responsables projets sauront s’adapter pour mettre en place l’agilité au niveau acceptable par les équipes du client.
Gestion de la relation client
Enfin dernier aspect de la gestion de projet et non des moindres, le responsable projet va devoir gérer la relation avec le client.
C’est sans doute l’aspect le plus important dans la gestion de projet qui contribue pour moitié voir plus à la réussite du projet.
Les responsables projet Kwanzeo sont sensibilisés à l’importance des trois éléments qui contribuent à entretenir une relation de confiance avec le client que sont l’anticipation, la transparence et la communication.
Ces bonnes pratiques vont s’appuyer sur le reste de la gestion de projet :
- Anticipation via le suivi des charges et du planning, la gestion des risques, la gestion de la qualité et la gestion de l’équipe
- Transparencepour mettre à disposition du client les informations du projet en temps réel notamment via le partage de la documentation et d’indicateur de pilotage suivi en comités
- La communication régulière de l’avancement du projet et au plus tôt des blocages potentiels via les instances de pilotage.
Conclusion
Kwanzeo s’applique à former ses intervenants chef de projets et consultants afin que ces valeurs soient les maîtres mots qui guident leur intervention sur vos projets.
Nos responsables projet gardent également à l’esprit que l’amélioration continue est le plus sûr moyen de s’adapter en permanence aux spécificités de chaque projet et de chaque client afin que notre collaboration soit une réussite