Power BI, tour d'horizon des licences en mode Q&A

(Q&A : Questions & Answers / Questions & Réponses)

"Lors du dernier webinar (disponible en replay ici), nous avions listé les points clés pour réussir la mise en place de Microsoft Power BI au sein d'une entreprise.

Parmi ces points, l'affectation d'une licence adéquate au profil d'utilisation.

Cet article vous propose un tour d'horizon du modèle de licensing sous Power BI afin d'y voir plus clair et de rationaliser votre budget en conséquence.

Tout d'abord, il convient d'identifier deux populations d'utilisateurs Power BI :
1. Les développeurs : ceux qui vont concevoir les modèles, rapports et dashboards. Un certain bagage technique est donc recommandé ;
2. Les consommateurs : ceux qui vont consulter ces rendus, naviguer dans les données, jouer avec les filtres pour au final prendre une décision ou, à minima, remonter l'information.

Et deux modes de licensing :
1. Par utilisateur : Free, Pro, Premium Per User --> Plus de détails dans ce qui suit :) ;
2. Par capacité : A, EM, P.

Pour que ce billet reste dans l'esprit retour d'expériences et discussions terrain, nous vous le proposons en mode Q&A (toute allusion à une fonctionnalité Power BI n'est que bien pensée de votre part ?) :


Q1. Qu'est ce qui est gratuit dans l'offre Power BI ?

A1. Les outils gratuits dans l'offre Power BI sont :

- Power BI Desktop, l'IDE de développement à installer gratuitement sur la machine du développeur de rapports. Cet outil est mis à jour mensuellement par l'équipe produit de Power BI.
Depuis Power BI Desktop, il est possible de se connecter à plus d'une centaine de sources (On-Premise et Cloud) afin de préparer, nettoyer, modéliser, analyser et visualiser les données. Le tout est encapsulé dans un fichier .pbix et ne nécessite donc aucune licence Power BI pour l'utiliser.
- Power BI Mobile, l'application mobile sous iOS, Android et Windows dédiée à Power BI qui permet de consulter les rapports publiés. Pratique pour les utilisateurs nomades ! Attention si l'application en elle-même est gratuite, l'affichage et l'interaction avec le contenu Power BI nécessite à minima une licence PRO (en dehors d'une capacité PREMIUM),
- Power BI Gateway, l'outil qui permet d'actualiser, de manière sécurisée, les données issues des sources On-Premise.


Q2. Pas besoin de licence Power BI pour ma part, je vais partager les fichiers .pbix sur le réseau interne de l'entreprise !

A2. Rien ne vous empêche de le faire techniquement mais bon courage derrière pour la gestion du versioning des fichiers ou encore la sécurisation de vos données, un fichier pbix contenant, pour rappel, une version des données importées, les chaînes de connexion aux sources, etc. Autant dire que cette démarche n'est pas une bonne pratique…


Q3. Que permet la licence "FREE" de Power BI ?

A3. Doté d'une licence Power BI Free, vous aurez la possibilité de publier le rapport développé sur le service Power BI (powerbi.com).
La publication se limite, dans le cadre de cette licence, à l'espace de travail personnel (My workspace) où il ne vous sera pas possible, par exemple, de générer une App à destination de vos consommateurs de rapports.


Q4. Est-il possible de consulter le rapport publié par mon collaborateur avec une licence "FREE" ?

A4. Par défaut, il vous faudrait une licence Pro pour cela mais si l'espace de travail sur lequel est publié ce rapport est sous une capacité "PREMIUM" alors vous aurez la possibilité de le consulter avec votre licence Free.


Q5. J'ai entendu parler de la version Power BI Report Server. Pourriez-vous m'en dire plus ?

A5. Pour les entreprises encore réticentes au virage Cloud et ses avantages ou ayant un fort historique en rapports paginés (aka SSRS), Power BI est également proposé en version On-Premise appelée "Power BI Report Server".
Pour l'avoir, Il faudrait soit une version récente de SQL Server en édition Enterprise avec une software assurance, soit une capacité Premium (pratique pour un usage hybride et une transition en douceur vers le cloud). Il faudrait aussi s'équiper de la version dédiée (mais toute aussi gratuite) de Power BI Desktop.
Les mises à jour sur Power BI Report Server sont moins fréquentes (chaque semestre environ) que sur la version Cloud (chaque mois).


Q6. Comment faire pour acheter et assigner des licences Power BI à des utilisateurs pour un usage en mode SaaS ?

A6. Tout se fait depuis le portail d'administration de Microsoft 365.
Vous aurez le choix d'affecter l'une des licences par utilisateur suivante :
- Free : cette licence peut s'affecter de manière automatique à chaque nouvel utilisateur qui se connecte sur le service Power BI mais cela reste tributaire de la stratégie de l'entreprise ;
- Pro : cette licence est incluse dans le pack Office 365 E5 ou est disponible pour 8,40 euros/mois/utilisateur en prix public. En l'absence d'une capacité PREMIUM, il vous faudra une licence PRO par développeur et par consommateur --> Pour un lot de licences, pensez à consulter Kwanzeo afin d'avoir un meilleur tarif ;) ;
- Premium Per User (PPU) : licence disponible en Preview à date, aucun coût n'a encore été communiqué. En terme de fonctionnalités, elle offre un bon compromis entre licence PRO et capacité PREMIUM. Tout comme pour la licence PRO et en l'absence d'une capacité PREMIUM, il vous faudra une licence PPU par développeur et par consommateur.


Q7. Qu'est ce que la licence par capacité ?

A7. Quand une entreprise a au moins 500 consommateurs de rapports et/ou traite de grosses volumétries de données, il serait plus judicieux de ne plus raisonner par utilisateur mais plutôt par capacité de stockage et de traitement dédiée à un espace de travail.

On distingue 3 types de licences par capacité sous Power BI :
1. A SKU : facturation à l'heure, sans engagement, 6 niveaux (A1 --> A6) de V Cores et de RAM --> La moins chère des trois licences par capacité. Idéale pour embarquer Power BI dans une application web existante en vue d'un partage sécurisé en externe ou interne ;
2. EM SKU : facturation mensuelle, engagement annuel, 3 niveaux (EM1 --> EM3) de V Cores et de RAM --> Cette capacité est à considérer dans le cas où la consultation des rapports se fait uniquement depuis SharePoint ou Teams ;
3. P SKU : facturation mensuelle, engagement mensuel ou annuel, 5 niveaux (P1 --> P5) de V Cores et de RAM --> La plus complète en fonctionnalités et donc la plus chère des trois licences par capacité.


Q8. Comment savoir quel niveau de capacité il me faudrait ?

A8. Comme tout exercice de migration vers le Cloud, il faudrait au préalable mettre en place un Proof Of Concept (POC) afin de valider ou réajuster cette capacité.
Cela dépendra notamment du nombre de rapports, de leur complexité (nombre de visuels, indicateurs, etc.) et du nombre d'utilisateurs.
L'idée étant de partir du niveau adéquat le plus bas et de basculer vers le suivant si besoin.

Voilà tout pour un premier tour d'horizon de la notion de licensing sous Power BI. Nous ne manquerons pas d'actualiser cet article avec plus de Q&A ou si le modèle de licences venait à évoluer…

N'hésitez pas à nous remonter vos remarques, commentaires et questions via ce lien .

Nous restons bien évidemment à votre disposition pour vous conseiller, accompagner et vous former à Microsoft Power BI.