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Microsoft Power BI ne se résume pas à un simple outil de visualisation de données : c’est une véritable plateforme complète de Business Intelligence conçue pour répondre à tous les besoins, de la création de rapports à la gouvernance des accès, en passant par le partage sécurisé de contenus analytiques.
Dans cette page, nous vous présentons en détail l’ensemble des composants de l’offre Power BI : Desktop, Service, Mobile, Gateway, Embedded et Report Server. Vous découvrirez également les modèles de licences (Power BI Pro, Premium, PPU), ainsi que les meilleures pratiques pour le partage, la collaboration et la gestion des accès utilisateurs.
🔍 Que vous soyez utilisateur métier, développeur BI ou responsable IT, cette vue d’ensemble vous aidera à structurer votre stratégie Power BI et à faire les bons choix pour votre organisation.
L'offre Microsoft Power BI
Microsoft Power BI est souvent décrit, à tort, comme outil ou service mais, en réalité, il s’agit d’une offre basée sur six outils :
1. Power BI Desktop
Power BI Desktop c’est un outil de développement gratuit mis à jour mensuellement par l’équipe Power BI.
Comme il s’agit d’un IDE (Integrated Development Environment) pour développer vos jeux de données et vos rapports
2. Power BI Service : alias powerbi.com
Power BI Service est la partie SaaS (Software as a Service) de l’offre. Vous pouvez accéder à powerbi.com gratuitement (utilisation limitée) ou via une licence pour obtenir plus de fonctionnalités et partager/collaborer sur des rapports avec des utilisateurs internes ou externes à l’entreprise.
3. Power BI Mobile
Il s’agit d’ une application mobile gratuite vous permettant d’accéder à vos rapports à tout moment et depuis n’importe où via un téléphone mobile ou une tablette. L’application Power BI Mobile est disponible sous Android, iOS et Windows Phone.
4. Power BI Gateway
Si vos sources de données sont On-Premise (sur vos serveurs locaux) ou, dans certains cas, dans le Cloud, vous devrez installer une passerelle de données (sur une machine virtuelle dans une zone démilitarisée (DMZ)) afin de mettre à jour vos rapports avec la dernière version des données.
5. Power BI Embedded
Si vous ne souhaitez pas utiliser le portail Power BI par défaut (parce que vous avez un excellent site web ou un merveilleux portail SharePoint !), vous pouvez y intégrer directement vos rapports Power BI. Vous devez néanmoins disposer de la licence nécessaire pour atteindre cet objectif.
6. Power BI Report Server
Lorsque votre entreprise ne souhaite pas exposer ses données sur le Cloud (même dans un contexte sécurisé) pour différentes raisons (confidentialité, criticité, engagements, …), vous pouvez utiliser Power BI dans sa version totalement On-Premise (locale) via l’outil Report Server. Vous aurez, pour cela, besoin d’une capacité Premium ou d’une licence SQL Server Enterprise Edition avec Software Assurance.
Quelle Licence Power BI ?
🚀 Le démarrage de l’aventure Viz sous Microsoft Power BI commence souvent par l’outil gratuit Power BI Desktop.
Facile à prendre en main, il permet de concevoir ses premiers rapports.
Et la tentation est grande : « Restons-en là, et partageons nos rendus comme avec nos fichiers Excel ! ».
Mais :
- 📧 Par quel moyen doit se faire ce partage (email, réseau partagé, etc.) ?
- 📦 Et si le fichier dépasse 100 Mo ?
- 🔓 Est-ce sécurisé, avec des données et connexions visibles en clair ?
- 🧩 Est-ce pertinent de partager un rapport via une interface complexe et technique ?
- ❓ Microsoft n’y a donc pas pensé ?
💡 Vous l’aurez compris : ces questions soulèvent de véritables risques de sécurité, de performance et de gouvernance.
💼 Explorons donc le modèle de licensing Power BI, pensé pour offrir flexibilité et maîtrise des coûts pour votre budget IT.
✅ La devise de Power BI : l’usage reste gratuit jusqu’à la collaboration.
🆓 Les outils gratuits inclus :
- 🖥️ Power BI Desktop – création et modélisation locale
- 📱 Power BI Mobile – accès aux rapports sur smartphone/tablette
- 🔗 Power BI Gateway – connexion aux données locales (on-premise)
- 🗂️ Power BI Service (usage restreint via Mon espace de travail)
👥 Dès que vous devez partager vos rapports, il vous faut adopter un
modèle de licence Power BI adapté :
👤 Licences par utilisateur :
🔓 Power BI FREE
➕ Licence gratuite limitée à un usage personnel.
❌ Pas de partage ni de collaboration.
📦 1 Go de stockage, 1 actualisation par jour, pas de RLS ni DirectQuery.
👁️ Utilisable pour lire des rapports dans un environnement PREMIUM.
💼 Power BI PRO
💳 8,40 €/mois/utilisateur (ou inclus dans Microsoft 365 E5).
📊 Jusqu’à 1 Go par modèle, 10 Go de stockage utilisateur.
🔁 Jusqu’à 8 actualisations par jour.
👥 Idéal pour des équipes de taille moyenne (≤ 500 utilisateurs).
🏆 Power BI PREMIUM PER USER (PPU)
💳 16,90 €/mois/utilisateur.
⚙️ Inclut les fonctionnalités PREMIUM : rapports paginés (RDL), Datamarts, Dataflows avancés, ALM.
📦 Jusqu’à 100 Go par modèle, 100 To de stockage partagé.
🔁 48 actualisations par jour (toutes les 30 min).
🔐 Les contenus PPU sont accessibles uniquement entre utilisateurs PPU.
🏗️ Licence par capacité :
Une Capacité (ou « nœud de capacité ») est un ensemble de ressources dédiées (Processeur, Mémoire, Stockage) que Power BI vous alloue dans Azure.
Elle peut être :
- 🔁 Mutualisée (partagée avec d’autres utilisateurs/entreprises)
- 🔒 Dédiée (réservée à votre organisation)
🤝 Capacité partagée
Toute personne disposant d’une licence Power BI PRO est automatiquement dans un environnement collaboratif sous capacité partagée.
Cela signifie que les ressources Power BI (calcul, mémoire, etc.) sont utilisées avec d’autres utilisateurs (mutualisées), mais de manière sécurisée et cloisonnée.
🛏️ On peut comparer cela à un hôtel : chaque utilisateur a sa chambre privée (sécurité), mais partage les ressources communes comme l’ascenseur ou le Wi-Fi.
📍 Le lieu de stockage de vos données n’est pas personnalisable dans ce cas.
Microsoft vous attribue automatiquement le datacenter Azure le plus proche de votre région.
🏢 Capacité dédiée (Power BI PREMIUM)
🔐 C’est le niveau le plus élevé (et le plus coûteux) de l’offre Power BI : à partir de 4 212,30 €/mois (prix public).
Elle convient aux entreprises ayant :
- 👥 Beaucoup d’utilisateurs (≥ 500)
- 📊 De gros volumes de données et de rapports
- ⚡ Des besoins avancés en traitement et en sécurité
✅ Avec la capacité PREMIUM, vous accédez à :
- 📂 Modèles de données jusqu’à 400 Go
- 💾 100 To de stockage
- 🗃️ Version On-Premise de Power BI Report Server
- 📈 Auto-scaling (en plus oumoins) de la capacité
- 🌍 Déploiement dans plusieurs zones géographiques
- Les fonctionnalités de la licence PPU
🤝 Les consommateurs de rapports n’ont pas besoin de licence PRO dans ce cas (la licence FREE suffit).
Cependant, les créateurs de rapports doivent toujours avoir une licence PRO pour publier.
📦 Les types d’abonnement PREMIUM (SKU)
Le modèle PREMIUM fonctionne sous forme d’abonnement SKU, au niveau de votre tenant Microsoft 365 :
- P (P1 à P5) : accès via Power BI Service ou mobile. Inclut Report Server. Engagement mensuel ou annuel.
- EM (EM1 à EM3) : accès via Teams ou SharePoint. Engagement annuel, facturation mensuelle.
- A (A1 à A8) : usage embarqué via Azure (Power BI Embedded, API, portails externes, etc.)
La valeur de x dans Px, EMx, Ax dépend de la puissance requise (nombre d’utilisateurs, complexité des rapports, fréquence des accès…).
Pour estimer vos besoins, Microsoft propose un tableau comparatif détaillé.
En fonction de la typologie de vos utilisateurs (créateurs ou consommateurs), de la volumétrie de vos données, et de la puissance de calcul nécessaire pour garantir une expérience fluide et fiable, il vous revient de faire le bon choix de licence.
Il est important de bien évaluer les contraintes techniques, les besoins métier et les coûts liés à chaque modèle.
Que vous soyez en phase de test ou en production, le bon dimensionnement est clé pour éviter des surcoûts ou des limitations inattendues.
💡 Utilisez une calculatrice de licence Power BI ou faites appel à des experts pour affiner votre stratégie d’adoption.
🤝 Kwanzeo vous accompagne dans la mise en place d’une stratégie de licencing Power BI adaptée à vos enjeux.
- 📌 Analyse de vos usages actuels et besoins réels
- 📌 Aide au choix entre licences par utilisateur ou par capacité
- 📌 Optimisation des coûts de licence et planification budgétaire
Le partage et la collaboration dans Power BI
L’un des grands avantages de Power BI face à d’autres outils analytiques ou comme Excel est sa capacité de partage sécurisé.
Il n’est plus nécessaire d’envoyer les fichiers par email ou réseau, limitant ainsi les risques de sécurité et de versions multiples.
Le partage dans Power BI commence via l’action Publish – Share permettant de déployer les jeux de données et rapports dans un espace de travail collaboratif.
Qu’est-ce qu’un espace de travail 📁 ?
Un espace de travail (workspace) dans Power BI Service est un environnement où l’on centralise tous les artefacts Power BI :
rapports, tableaux de bord, jeux de données, fichiers Excel, flux de données…
À l’image d’un dossier partagé (OneDrive, Explorateur Windows), on peut le personnaliser, suivre les accès et les affecter à des utilisateurs ou groupes Microsoft 365.
Un espace personnel nommé « Mon espace de travail » existe pour tester vos rapports en privé (mode bac à sable), mais il ne permet ni partage ni collaboration.
🔧 Combien d’espaces de travail prévoir dans Power BI Service?
Cela dépend de la taille du projet. Il n’y a pas de modèle unique, mais on recommande généralement au moins trois environnements :
- 🛠️ [DEV] – Développement
- 🔎 [INT] – Intégration / Pré-production
- 🚀 [PRD] – Production
Deux approches sont possibles :
- 1/ Convention de nommage : préfixer les rapports avec [DEV], [INT], [PRD].
Moins de workspaces, mais nécessite rigueur de la part des utilisateurs. - 2/ Un espace par environnement : créer un workspace dédié par phase.
Plus clair, surtout pour les projets avec plusieurs équipes ou partenaires.
🚀 Déploiement facilité avec les Pipelines
Power BI propose les Deployment Pipelines pour gérer les publications entre environnements (Dev > Test > Prod).
Ces pipelines sont une première brique vers la gestion du cycle de vie (ALM) dans Power BI.
📂 Espaces de travail par domaine fonctionnel
Pour éviter les confusions, créez un workspace par métier (RH, finance, marketing, etc.).
✅ Cela garantit la confidentialité et une bonne organisation des artefacts.
⚠️ À ne pas oublier
Par défaut, tout utilisateur avec une licence Power BI PRO peut créer un espace de travail.
Pour éviter une prolifération non maîtrisée :
- 🛡️ Limitez la création de workspaces au groupe des administrateurs Power BI
- 📊 Rendez-vous dans le Portail d’administration > Paramètres du locataire
- 🔒 Cherchez l’option : « Créer des espaces de travail (nouvelle expérience) »
En procédant ainsi, vous assurerez une gouvernance claire et sécurisée de vos environnements Power BI.
🔐 Gérer les accès utilisateurs à l’espace de travail Power BI
Donner les mêmes droits à tous les utilisateurs est risqué : un lecteur de rapport n’a pas les mêmes besoins qu’un développeur.
Power BI propose quatre rôles pour gérer les permissions au sein des workspaces.
🧍♂️ 1. Visionneur (Viewer)
👀 Accès en lecture seule aux contenus (rapports, tableaux de bord, fichiers Excel).
- Peut exporter les rapports en PDF ou PowerPoint
- Peut créer/copier un rapport si le droit “Build” est activé
- La sécurité RLS s’applique strictement à ce rôle
✍️ 2. Contributeur (Contributor)
🔧 Peut modifier, ajouter et publier des contenus dans le workspace.
- Peut gérer les datasets et les dataflows
- Peut actualiser les données
- Peut mettre à jour une App si autorisé par un administrateur
👥 3. Membre (Member)
🧩 Rôle élargi du contributeur, avec des droits supplémentaires.
- Peut ajouter d’autres utilisateurs (Viewer, Contributor, Member)
- Peut partager et republier des artefacts
- Peut mettre à jour des applications
🛡️ 4. Administrateur (Admin)
🔒 Le rôle le plus complet : il peut tout faire.
- Ajouter / supprimer tout type d’utilisateur
- Modifier ou supprimer l’espace de travail
- Superviser l’ensemble des artefacts
📌 Fonctionnement des rôles
- Accès géré via le bouton « ACCESS » du workspace
- Les rôles peuvent être attribués à un groupe AD ou une liste de distribution
- Un utilisateur dans plusieurs groupes hérite du rôle le plus élevé
- Un utilisateur PRO peut accéder à jusqu’à 1 000 workspaces
- Les invités (Azure B2B) doivent recevoir explicitement un droit d’édition pour accéder
✅ Bonnes pratiques pour attribuer les rôles
- 🎯 Affecter les rôles à des groupes AD plutôt qu’à des utilisateurs nominatifs
- 📲 Pour les simples lecteurs : privilégier un accès via App Power BI plutôt que le rôle Viewer (moins de clics, interface plus simple)
- 👨💻 Rôle « Contributor » pour les créateurs de contenus (développeurs)
- 🚀 Rôle « Member » pour ceux qui déploient et publient via Apps
- 🔒 Rôle « Admin » réservé au groupe de sécurité Power BI pour garantir la gouvernance
🔍 Si vous appliquez une politique de sécurité (RLS/OLS), elle ne sera active que pour les utilisateurs sous rôle Viewer.
🔑 Permissions sur les jeux de données Power BI
En plus des rôles sur les espaces de travail, Power BI permet de gérer finement les accès aux jeux de données (datasets).
Voici les 4 types de permissions disponibles :
📖 1. Read
Donne à l’utilisateur un accès en lecture seule :
- Visualiser les rapports qui utilisent ce dataset
🛠️ 2. Build
Permet de créer du contenu à partir du dataset :
- Créer rapports, tableaux de bord ou insights
- Copier un rapport dans un autre workspace
- Exporter les données
- Voir tous les objets dépendants
- Accéder au dataset via le point de terminaison XMLA
🔁 3. Reshare
Autorise l’utilisateur à repartager le dataset :
- Partager avec d’autres utilisateurs
- Ces derniers hériteront des droits Read, Build ou Reshare
✏️ 4. Write
Donne un accès total en modification :
- Voir et modifier les métadonnées du dataset
📌 Comment sont attribuées ces permissions ?
1. Par héritage (implicite)
- 👑 Admin / Member : tous les droits par défaut
- 🧩 Contributor : tous sauf Reshare
- 👁️ Viewer : uniquement Read
2. Par gestion manuelle (explicite)
- Via le menu Manage permissions d’un dataset
- Un Admin ou Member peut ajouter/retirer des droits
- Même si l’utilisateur n’a pas accès au workspace
3. Via le partage par :
- 🔗 Lien direct
- 📦 App Power BI
- 🔌 API REST
🔒 Impact du RLS (Row-Level Security)
- 👁️ Les utilisateurs avec Read ou Build ne verront que les données correspondant à leur rôle RLS
- ✏️ Les utilisateurs avec Write voient toutes les données, sans restriction RLS
⚠️ À noter pour les utilisateurs FREE
🔐 Sous une capacité PREMIUM, un utilisateur FREE peut recevoir la permission Build,
mais elle ne sera active qu’avec une licence PRO. Cela s’explique car Build implique la création de contenu,
et celle-ci n’est pas autorisée sous licence FREE.
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